Контролеры рассуждают следующим образом. Подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, - это его долг перед компанией. Организация вправе удержать задолженность из зарплаты должника не позднее одного месяца со дня, когда истек срок представления авансового отчета (ст. 137 ТК РФ). Если же работодатель не удерживает деньги, эту сумму налоговики вправе признать выплатой в пользу работника в рамках трудовых отношений и обложить страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 5 приложения к письму ФСС России от 14.04.15 № 02-09-11/06–5250). Помимо доначисления взносов налоговики еще и оштрафуют компанию за их неуплату и за искажение сведений персонифицированного учета. Если позднее работник отчитается за подотчетные суммы, организация вправе произвести перерасчет взносов. Однако всего этого можно избежать, если действовать по правилам.
Если налоговики предъявят претензии, компании целесообразно попытаться вернуть деньги уже в ходе проверки. Например, если сумма подотчетных средств значительна, заключить с работником письменное соглашение о том, что он возвращает деньги частями в течение длительного времени. Отсутствие дохода докажут сам факт такого соглашения и первые возвраты. То, что работник нарушил сроки подачи авансового отчета - не повод доначислить НДФЛ.
В одном из дел директор компании не отчитывался по подотчетным средствам более года. За это время долг вырос до 88 млн рублей. и предложили компании удержать с этой суммы НДФЛ, наложили штраф и доначислили пени. Организации удалось выиграть спор – часть суммы подотчетник и компания переоформила в заем, часть директор вернул в кассу компании, а часть - компания вернула в судебном порядке. Остаток компания решила удерживать из зарплаты в размере 50 процентов.
Инспекторы пытались оспорить такие переоформления и возвраты, так как они произошли уже после проверки. Но суд встал на сторону компании. По умолчанию подотчетные суммы выданы с условием отчета или возврата. Иное должны доказывать инспекции. Они не представили доказательств, что работник получил экономическую выгоду. Все их аргументы в пользу доначислений были только на основании нарушения срока сдачи авансового отчета. Общество пыталась вернуть долг, пусть даже после налоговой проверки. Следовательно, фактически работник не получил доход, поэтому штрафы и пени неправомерны (постановление АС Центрального округа от 19.07.16 № Ф10-2385/2016).
С таким решением согласился и АС Центрального округа в постановлении от 02.11.16 № Ф10-3997/2016. Директор уже в ходе суда представит документы по части выданных средств. Другую часть он вернул в кассу. Суд отменил решение о доначислении.
Компания вправе устанавливать отдельный срок для каждой подотчетной суммы. Закрепить это нужно в приказе или служебной записке. Прописать можно единый срок отчета для всех или зафиксировать разные сроки в зависимости от уровня должности или от назначения денег. Например, у подотчетника есть три месяца чтобы купить редкие детали и отчитаться по этим расходам. Срок отчета по закупке хозяйственных нужд равен трем рабочим дням.
Однако, вышеупомянутые приказы нужно создавать заблаговременно. В одном из дел общество установило срок 24 месяца для отчета по денежным средствам. Но суд она проиграла, потому что предъявила приказ о таком длительном сроке уже в ходе суда. Во время проверки компании, налоговики его не видели. Судьи сочли действия компании уклонением от доначислений, поэтому не приняли приказ во внимание (постановление Третьего ААС от 28.09.15 № 03АП-4126/2015).
Если прошло более трех лет со дня, когда сотрудник должен был отчитаться по подотчетным суммам или вернуть их, . Компания не сможет вернуть просроченный долг даже через суд. В таких случаях, судьи признают, что сотрудник получил экономическую выгоду, которая облагается НДФЛ (Постановления АС Северо-Западного от 14.07.16 № Ф07-5021/2016, Центрального от 02.11.16 № Ф10-3997/2016 округов). Если срок исковой давности не истек, подотчетные деньги – долг сотрудника (Постановление Четвертого ААС от 25.03.15 № 04АП-726/2015).
Чтобы защититься организации подписывают с работниками соглашения о погашении долга в рассрочку акты, акты сверок или же получают от них письма с признанием долга. Такими способами компании запускают срок исковой давности по-новому кругу (ст. 203 ГК РФ, п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 29.09.15 № 43). Но акт сверки или прочие документы нужно успеть подписать до истечения срока исковой давности, иначе они не спасут от претензий налоговиков (постановление АС Северо-Западного округа от 14.07.16 № Ф07-5021/2016).
Деньги, выданные под отчет, нельзя считать трудовой выплатой работнику, признал АС Поволжского округа постановление от 09.12.15 № Ф06-3232/2015. Средства компания выдает, чтобы работник закупил товары или работы для ее нужд. Деньги и товары не переходят в собственность подотчетника. То, что отсутствуют подтверждающие документы, не доказывает, что работник получил экономическую выгоду. К такому же выводу пришел АС Западно-Сибирского округа в постановлении от 30.09.14 № А27-16522/2013.
Аналогичный вывод содержится в постановлении АС Поволжского округа от 25.12.15 № Ф06-4463/2015 (оставлено в силе определением ВС РФ от 21.04.16 № 306-КГ16-3205).
Однако, если организация будет систематически выдавать подотчетные средства директору и при этом не указывать их назначение, инспекторы предъявят претензии (постановление АС Центрального округа от 02.11.16 № Ф10-3997/2016). Чью сторону примет суд, будет зависеть от обстоятельств дела.
Чтобы избежать судебных разбирательств, стоит указывать основания для выдачи денег в служебных записках или приказах: для закупки товаров, на хозяйственные нужды и т.д. Но назначение подотчетных средств должно соответствовать должности работника. Например, директору можно выдавать деньги на представительские расходы.
В одном из дел компания выдала деньги сотруднику. В основании выдачи средств указала – выдача беспроцентного займа другому обществу. К авансовому отчету сотрудник приложил приходные ордера заемщика. Инспекторы заподозрили махинации и включили подотчетные суммы в доход работника. Суд снял доначисления (постановление АС Северо-Западного округа от 27.01.15 № А42-3672/2012).
Если долг за сотрудником еще числится, то основной контраргумент организации - возможность его взыскать. Но если компания уже приняла к учету от работника неподтвержденный авансовый отчет и списала его задолженность, ей стоит оперировать реальностью затрат. Например, результаты работ, услуг или закупленные товары. Если же компания оплатила долг перед контрагентом через подотчетника, нужно предъявить акты сверок с этим контрагентом.
В одном из судебных разбирательств организация приняла к учету товары без документов. Сотрудники приложили к авансовым отчетам акты рабочей комиссии, справки-отчеты, а также распоряжения директора общества по каждому из подотчетных лиц. Компания посчитала, что физлица отчитались за деньги. Но налоговики с этим не согласились, включили эти суммы в доход работников и обложили его взносами. Суд встал на сторону компании. Он указал, что налоговики не предъявили доказательств, что материалы, товары, работы и услуги общество получило на безвозмездной основе. Следовательно, компания за них заплатила, и подотчетные деньги нельзя считать доходом физических лиц (постановление АС Уральского округа от 11.11.15 № Ф09-7999/15). Однако пока это только одно дело в пользу компании, поэтому не факт что и в следующий раз налоговики тоже проиграют.
В одном из дел суд признал правоту налоговиков, поскольку в первичных документах, которые приложила компания к авансовому отчету, не было должности, фамилии, имени и отчества лица, которое их подписало. В товарных чеках не было наименование товаров, а только общие фразы: «хозяйственные расходы» или «канцелярские товары». Так же отсутствовали даты составления документов, не заполнены графы «количество», «цена товара», не было подписи продавца. В этом случае подотчетные суммы можно считать доходом работника. Так посчитал Верховный суд РФ в определении от 09.03.16 № 302-КГ16-450. К такому же выводу пришел АС Северо-Кавказского округа в постановлении от 23.05.16 № Ф08-2743/2016.
В другом из дел директор компании получил под отчет 4,7 млн рублей, а подтвердил расходы договорами с физлицами. Их допросили, оказалось, что физлица никогда не продавали материалы компании и никаких денег, кроме зарплаты, от ее не получали. Вдобавок товаров, которые были указанны в договорах купли-продажи, не было ни в списании, ни остатках материалов. Суд принял сторону налоговиков и поддержал доначисления (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.01.14 № А19-2278/2013).
Еще один пример - работники прикладывали к авансовому отчету чеки организаций, у которых не было зарегистрированных касс. В итоге подотчетные деньги контролеры включили в доход физлиц. Суд их поддержал (постановление АС Северо-Кавказского округа от 07.07.15 № Ф08-3967/2015).
Если работники еще не отчитались по прежним суммам, порядок ведения кассы операций запрещает выдавать им новые суммы под отчет. Но многие компании не обращают внимание на этот запрет. В одном из дел индивидуальный предприниматель ежемесячно перечислял деньги на карточки своих работников в течение нескольких лет. В назначении платежа указывал «на хознужды». Однако работники не отчитывались, не возвращали остаток, а ИП не пытался вернуть свои деньги. Когда налоговики проверяли ИП, уже прошел срок исковой давности по платежам за 2010 год и первую половину 2011 года. В итоге суд встал на сторону инспекторов и признал доходом физлиц все подобные суммы независимо от того, прошел по ним срок давности или нет (постановление АС Северо-Западного округа от 21.04.16 № Ф07-957/2016).
Если выплаты подотчетных сумм производить регулярно, это будет похоже на зарплату. Особенно если эти суммы соответствуют уровню оплаты труда. Иногда организация платит работнику низкую заработную плату, а разницу выдает в виде подотчетных средств. В этом случае фискалы могут сделать вывод о зарплатном характере выплат.
Обязанность по уплате НДФЛ может лежать на самом налогоплательщике - физическом лице, в том числе ИП, либо на налоговом агенте, выплачивающем облагаемые НДФЛ доходы физлицам (п. 1 ст. 227 , п. 2 ст. 214 , п. 1 ст. 228 , п. 1 ст. 226 НК РФ). За неуплату налога или несвоевременную уплату предусмотрены штрафы.
По общему правилу если налоговый агент не удержит и/или не перечислит НДФЛ с дохода налогоплательщика, либо не полностью удержит и/или не полностью перечислит налог, то с налогового агента может быть взыскан штраф в размере 20% от суммы, которая необходимо было удержать/перечислить в бюджет (ст. 123 НК РФ). Правда, только в том случае, когда у агента была возможность удержать НДФЛ из доходов физлица. Ведь если гражданину был выплачен доход, к примеру, только в натуральной форме, то удержать с него налог нельзя (п. 4, 5 ст. 226 НК РФ , п. 21 Постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57). И в такой ситуации штраф к налоговому агенту неприменим.
Штрафа можно при неудержании/неперечислении можно избежать при соблюдении следующих условий (п.2 ст.123 НК РФ):
В некоторых случаях налоговики пытаются взыскать с налогового агента помимо штрафа еще недоимку и пени.
| Ситуация | Что могут взыскать с агента кроме штрафа |
|---|---|
| Налоговый агент не удержал НДФЛ из доходов физлица | Ничего. Недоимка не может быть взыскана, поскольку уплата НДФЛ за счет средств налогового агента не допустима (п. 9 ст. 226 НК РФ). А если нельзя взыскать недоимку, то пени по НДФЛ начислять тоже нет оснований (Письмо ФНС от 04.08.2015 № ЕД-4-2/13600 ) |
| Налоговый агент удержал НДФЛ из доходов физлица, но не перечислил его в бюджет | — недоимку; — пени (п. 1 , 7 ст. 75 , п. 5 ст. 108 НК РФ) |
За неуплату или неполную уплату налога, возникшую в результате занижения налоговой базы, на физлицо может быть наложен штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога или 40% при совершении деяния умышленно (
В ЭТОЙ СТАТЬЕ
в чем экономия НДФЛ
на чем основана идея Постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 21.11.12 № А27-2237/2012
К омпания может избежать необходимости удерживать НДФЛ при выплате дохода физлицу, если поручит сделать это за себя другой организации в порядке статьи 313 ГК РФ. Это даст возможность перенести момент уплаты НДФЛ на следующий год. При этом дружественная организация, выплатившая доход за компанию, не является налоговым агентом по отношению к физлицу. К такому выгодному для компаний выводу пришли судьи в постановлении Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 21.11.12 № А27-2237/2012.
В соответствии с пунктом 1 статьи 313 ГК РФ исполнение обязательства может быть возложено должником на третье лицо. Что не представляет собой случая перемены лица в обязательстве. Поскольку не является переводом долга (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 29.12.01 № 65). Следовательно, источником дохода для физлица по-прежнему выступает не дружественный контрагент, принявший на себя обязательство по оплате долга, а первоначальный кредитор. Который обязан либо удержать налог при следующих выплатах, либо сообщить в инспекцию о невозможности такого удержания.
Идеей поделилась Елизавета Лындина,
главный бухгалтер
чиновник
Лариса Семина, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса:
«Если по итогам года компания имеет задолженность перед бюджетом по удержанному, но не перечисленному налогу, то это однозначно вызовет претензии. К тому же в договоре с третьим лицом компания должна поручить ему выплатить физлицу доход уже за минусом НДФЛ».
эксперт
Игорь Богомолов, консультант по налогам и сборам:
«Компания, поручившая третьему лицу перечислить деньги физическому лицу, обязана знать, что на ней лежит обязанность по удержанию и уплате налога в бюджет. В этом случае подобное поручение сторонней организации должно быть дано на сумму, уменьшенную на величину исчисленного НДФЛ».
Виктория Цирульникова, главный бухгалтер ООО «НИСА»:
практик
«С учетом того, что некоторые работодатели не хотят платить налоги, то таким способом они попросту перекладывают обязанность по перечислению НДФЛ на самих получателей дохода. Следовательно, у физических лиц появляется дополнительная обязанность по уплате налога».
Право не платить НДФЛ с материальной выгоды по займам и кредитам, использованным на приобретение или
строительство жилья, можно получить только на основании уведомления об имущественном вычете (соответствующая
форма утверждена приказом ФНС РФ от 07.12.04 № САЭ-3-04/147@).
Минфин РФ в письме от 05.02.08 № 03-04-06-01/33 обозначил позицию, что без уведомления налог рассчитывается по
общим правилам и по ставке 35%. Если же этот документ представлен, налог пересчитывается задним числом, начиная
с 1 января того года, в котором сдан документ.
При этом льгота распространяется на материальную выгоду, полученную с 2008 года, вне зависимости от того, когда выдан
заем. Допустим, льготный заем получен в 2006 году, но проценты по нему гражданин платит до сих пор. С
материальной выгоды, которая возникла до 2008 года, НДФЛ должен быть удержан. А с экономии на процентах в 2008-м и
последующих годах нет.
Причем налог не взимается со всей материальной выгоды. Независимо от размера кредита или займа. Об этом Минфин
России сообщил в письме от 25.01.08 № 03-04-06-01/20.
Налога не будет, даже если сумма займа превысит максимальную величину налогового вычета.
Не исключено, что льгота будет использоваться не только для обоснованного уменьшения налога, но и для фиктивного.
Скажем, компания планирует выдать своему директору существенный заем. Если же в компании есть сотрудник,
применяющий налоговый вычет на строительство жилья, то вся ссуда может быть фиктивно оформлена на него. Тогда
НДФЛ не придется начислять. Для гарантий безопасности руководитель может дать расписку сотруднику, что занял у
него определенную сумму.
Задержали оплату по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ)? Штраф, пени. Можно ли этого избежать и что нужно сделать.
Налог на доходы физических лиц – очень коварный налог. Только по этому налогу в случае несвоевременной оплаты грозит штраф 20% от неуплаченной суммы налога. Даже если Вы задержали оплату всего лишь на один день, то штрафа не избежать.
В нашу компанию поступает очень много запросов по поводу правомерности начисления штрафа по НДФЛ, при минимальном периоде просрочки уплаты налога, который составляет всего 1-2 дня. Кроме этого возникают такие ситуации, когда штраф за предыдущие периоды, например, за 2016, 2017 гг., был получен только сейчас, при этом сам акт налоговой проверки датируется прошлым периодом.
В начале 2018 года вышло Постановление Конституционного суда РФ от 06 февраля 2018 г. № 6-П, согласно которому, за небольшие просрочки в уплате налога на доходы физических лиц штраф начислять не будут. В том же Постановлении указано, что:
то налогоплательщик освобождается от налоговой ответственности.
Если Вы обнаружили несвоевременную уплату НДФЛ до сдачи расчета по форме 6-НДФЛ, мы рекомендуем в срочном порядке уплатить сумму неуплаченного налога, а также сумму пени по этому налогу.
Если Вы обнаружили ошибку в Расчете 6-НДФЛ, то мы рекомендуем сначала оплатить НДФЛ и пени, а потом сдать уточненный расчет по форме 6-НДФЛ.
Если Вам уже пришел акт налоговой проверки, в котором Вы привлекаетесь к налоговой ответственности за небольшую просрочку уплаты налога в виде штрафа, то мы рекомендуем составить письменные возражения на акт налоговой проверки.
Примерный вариант письменных возражений приведен ниже:
В ИФНС №22 по г. Москве
От ООО «Колобок»
105540, Москва, ул. Береговая, д. 14,
этаж 2, комн. 13
ИНН 7722324456 КПП 772201001
ОГРН 12377346564478
ПИСЬМЕННЫЕ ВОЗРАЖЕНИЯ
по акту налоговой проверки
Инспекцией ФНС № 22 по г. Москве в отношении компании Общество с ограниченной ответственностью «Колобок» была проведена налоговая проверка, по результатам которой был составлен акт налоговой проверки N 15-11/5312 от 26.07.2018 г. Акт был получен по электронным каналам связи 12 октября 2018 г., что подтверждает извещение о получении. Ранее компания ООО «Колобок» не получала акт налоговой проверки и одновременно не была извещена о времени рассмотрения материалов проверки. В таком случае наша компания была полностью лишена возможности давать свои возражения и пояснения, что недопустимо. Решение по итогам такой проверки подлежит отмене. Это следует из положений абзаца 2 пункта 14 статьи 101 Налогового кодекса РФ.
Кроме этого, налогоплательщик просит учесть смягчающие обстоятельства согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 112 НК РФ. Просрочка уплаты суммы налога на доходы физических лиц составила всего 1 день. Срок уплаты НДФЛ – 02.02.2018 г., компанией ООО «Колобок» НДФЛ был уплачен 03.02.2018 г. Просрочка уплаты в один день была связана с переустановкой программного обеспечения, что не позволило своевременно совершить платеж.
В Постановлении Конституционного суда РФ от 06 февраля 2018 г. № 6-П указано, что «налоговый агент привлекаемый к налоговой ответственности за невыполнение обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов, в любом случае вправе рассчитывать на возможность установления в его деле существенных обстоятельств, обусловливающих индивидуализацию наказания, в частности на учет смягчающих ответственность обстоятельств, например при незначительности периода несвоевременного перечисления налога». Учитывая вышеизложенное, в соответствии со статьями 100, 101 Налогового кодекса РФ просим по результатам рассмотрения материалов налоговой проверки:
1) не начислять штраф по налогу на доходы физических лиц в сумме 25000 рублей за 1 квартал 2018 г.
Генеральный директор ООО «Колобок»
_________________ / Ватрушкин Д. А./
Обнаружили факт неуплаты – оплатите налог и пени, при необходимости сдайте уточненный расчет. Получили акт налоговой проверки – грамотно составьте письменные возражения со ссылкой на Постановление Конституционного суда.
