Введение онлайн-ККТ в 2016 году казалось большинству предпринимателей злыми кознями со стороны государства. Но прошло пару лет, новый порядок прижился легко, и мы видим, что работа с онлайн кассой не столь непонятна, как кажется. В этой статье мы узнаем, что нужно делать персоналу, как открывать и закрывать смену.
Перед тем, как работать с онлайн кассой, ее необходимо отметить в ФНС и настроить. Об этом мы писали ранее.
Основной задачей перехода на онлайн кассы было ускорение и полный контроль над передачей данных в налоговую. Но только не напрямую, а через сотрудничество с оператором фискальных данных (ОФД). Перед тем, как перейти к инструкции по работе 2019, правилам работы с онлайн кассами, давайте повторим теорию. Как работает онлайн-ККТ?
После отправки данных оператору, их нельзя будет удалить или скорректировать. Информация хранится на защищенном сервере в течение минимум 5 лет.
С обучения персонала. Это не сложно, работа кассира с онлайн кассой мало чем отличается от работы с обычным денежно-чековым аппаратом. Правда, работник должен поставить подпись под записью в журнале, что он в курсе, как работает ККТ и понимает степень материальной ответственности. Договор о несении таковой тоже подписывается.
Торговое дело ежедневно начинается с получения сменщиком ключей от кассы, в том числе, доступ к отсеку для денег, и предназначенной для конкретной модели аппарата чековой ленты. Также кассир получает пакет с купюрами и монетами для сдачи (в этом случае чек не пробивается). Информация по открытию каждой ККТ заносится в книгу учета по форме № КО-5. При открытии печатается подобный отчет:
Совет кассиру: когда поток клиентов маленький, и вы не предскажете, что будет хотя бы одна продажа, работу онлайн кассы с 1С лучше не начинать и не отправлять отчет. Может случиться, частое получение отчетов об открытии без пробития чеков «заинтересует» органы проверки.
После того, как кассир обозначил итоговую сумму, а клиент ее оплатил, касса распечатает чек о покупке. Точно как при работе с аппаратами старого образца, нужно взять напечатанный чек и вместе со сдачей передать ее клиенту. При оплате заказов в интернет-магазине, чек пересылается по предоставленной клиентом электронной почте. Иногда этим занимаются ОФД, получая от владельца кассы контакты клиентов.
Инструкция по работе с онлайн-кассами гласит, что покупатель может попросить у продавца электронный чек следующими способами:
Этот подраздел посвящен вопросу «Что делать, если….»
Произошел возврат товара клиентом по Закону о защите прав потребителя
Необходимо сформировать чек по признаку «Возврат прихода ». Вот чем он отличается от обычного чека «Приход»:
Совершена ошибка при пробитии чека кассиром
Формируется еще один чек по признаку «Коррекция ». В каждом аппарате есть для этого своя функция, чтобы узнать о ней, прочитайте порядок работы с онлайн кассами, используемыми в вашем бизнесе.
Частичная оплата
Если клиент только сделал предоплату, формируется чек по признаку расчета «Аванс». Когда товар будет продан, и остальные деньги за него поступят, пробивается еще один чек «Полная оплата».
Пропало интернет-соединение
Все равно можно продолжать работать с кассой и пробивать чеки в оффлайн режиме. Как только связь восстановится, все они автоматически переправятся на сервер ОФД.
Отключили электричество
В этом случае, отключатся и кассы. Следовательно, торговлю надо приостановить до восстановления питания. Торговля без чеков – серьезное нарушение, за которое присуждают штраф.
Как и в прежние времена, нельзя начинать торговлю, не имея кассовой книги и не сформировав отчета о начале смены. Рассматривая работу с онлайн кассой пошагово, можно выделить еще 5 типичных ошибок кассира:
Отработав положенное количество часов, кассир должен сдать выручку инкассатору или старшему по смене. Схема работы с онлайн кассой в 1С пошагово предусматривает следующий алгоритм закрытия смены:
Пример такого отчета приведен ниже.
Согласно Федеральному закону № 290-ФЗ от 03.07.2016 предприятия розничной торговли, использующие кассовые аппараты, должны модернизировать или заменить их. Как работает онлайн касса? Она будет формировать не только бумажные, но и в электронные чеки. Данные о каждой продаже через операторов фискальных данных (ОФД) будет пересылаться в Инспекцию федеральной налоговой службы (ИФНС) и компьютеры и телефоны покупателей. Работу кассиров нововведение не затруднит, так как все процессы будут автоматизированы.
Для законодателей переход на новую форму расчетов в торговых точках (онлайн-кассы) позволяет:
Некоторые преимущества получат и предприниматели:
Существует вероятность, что торговцы на патенте и ЕНВД , которые на данный момент не пользуются контрольно-кассовыми аппаратами, при покупке онлайн-кассы получат вычет по налогам.
Чтобы понять, как будут работать новые аппараты, необходимо определить, чем они отличаются от старого оборудования, и каким образом информация будет поступать в Налоговую службу.
Основное отличие новой кассой техники – замена электронной контрольной ленты фискальным накопителем. Этот блок позволит ввести, транслировать и сохранять информацию о продажах за год. Потребуется так же клавиатура для отправки копии на телефон или компьютер. Для соединения с сетью интернет техника должна иметь 2 вида входов – проводной и беспроводной.
Данные будут передаваться не в Налоговую службу, а операторам фискальных данных – юридическим лицам, которым ФСБ выдала соответствующую лицензию.
Операторы должны:
Все торговцы к 1 февраля 2017 года должны иметь договор с одним из операторов фискальных данных.
В начале рабочего дня кассир обязан оформить отчет о начале смены, в конце рабочего дня – отчет о закрытии. Через 24 часа после начала смены возможность сформировать чек заканчивается.
После того, как новое оборудование оформит чек, сформируется фискальный признак, информация будет направлена в ОФД для ее проверки. Оператор проверит и сохранит информацию. Если данные достоверные, они в течение примерно 1,5 секунд будут переданы в торговое предприятие и Налоговую инспекцию. Оформить продажу без уникального номера ОФД будет невозможно.
По требования покупателей продавцы будут обязаны пересылать копии чеков на компьютер или телефон. Но бумажные чеки тоже будут выдаваться, но новое оборудование добавит в них QR код, позволяющий в любое время проверить, поступили ли данные о продаже в ИФНС.
Возникает вопрос, как выглядит чек онлайн кассы. У него будет больше реквизитов, чем у документа со старого оборудования. Добавятся следующие строки:
За своевременную передачу информации о продажах полностью несет ответственность продавец. При отсутствии подключения к сети интернет данные можно сохранять до 30-и дней. Этого достаточно, чтобы наладить связь или подключиться к новому каналу. В это время кассовый аппарат сам будет формировать чеки. Они отправятся в ОФД после восстановления связи.
Если при расчетах используются бланки строгой отчетности, то и эта информация должна быть отправлена оператору.
Первый вопрос: как перейти на онлайн кассу. Последовательность действий следующая:
Обновленное оборудование должно иметь новое название, паспорт и номер.
На момент регистрации техники договор с ОФД должен быть уже оформлен.
Если предприятие расположено в местности, где нет интернет сети, передавать информацию в Налоговую инспекцию оно будет традиционным способом.
Одновременно вводятся коррекционные чека и бланки строгой отчетности по коррекциям, предназначенные для исправления ошибок при расчетах. Сформировать их будет позволено только до окончания смены. Исправить ошибки предыдущих смен возможности не будет.
В начале 2017 года все предприниматели обязаны использовать в работе онлайн кассы. Соответствующий закон был принят государственной думой летом 2016 г. Главным требованием к новым онлайн кассам является подключение и интеграция работы посредством сети интернет. Это необходимо для осуществления оперативной передачи платежной информации в ФНС. Помимо интернет соединения для ускорения процесса торговли, новые кассы онлайн оснащаются встроенными часами. На внешней стороне корпуса обязательно указывается серийный номер.
Итак, на смену привычной фискальной памяти, в новых кассах приходит фискальный накопитель, где будет содержаться вся информация по проведенным сделкам в зашифрованном (защищенном) виде.
Для разрешения использования, ККТ должна быть добавлена в соответствующий реестр, а накопитель вносится в отдельную реестровую базу налоговой службы. Кроме того, в органах ФНС вы должны зарегистрировать и саму новую кассу онлайн. Заключение договора с ЦТО не носит обязательного характера. А также, приятным моментом является отсутствие необходимости личного присутствия при указанной регистрации, поскольку всю процедуру оформления можно пройти в онлайн режиме.
Помните, что кассы старого образца доступны к регистрации до 31.01.2017 года! А далее, ФНС будет регистрировать исключительно обновленный вариант.
Вся информация обрабатывается оператором фискальных данных (ОФД), а предприниматель подписывает с ним соответствующее соглашение на обслуживание.
После заключения договора, алгоритм работы с аппаратом следующий:
После фиксации оператором платежа, данные в нем изменить нельзя. Полученные сведения хранятся на серверах не менее 5-и лет.
Для облегчения понимания принципов взаимодействия с новыми онлайн кассами, давайте рассмотрим основные этапы более подробно.
Фиксация продаж будет происходить следующим образом: после того, как продавец провел чек, новая касса создаёт фискальный признак и отправляет его на проверку вашему ОФД. Информация сохраняется у оператора, а вам передается уникальный номер чека. Операция не занимает много времени, порядка одной или двух секунд. ОФД также передает информацию о платеже в ИНФС. Вы, как продавец, должны будете предоставлять покупателю электронный чек, высылая его на почту или смарфтон. Покупатель также вправе потребовать стандартный чек с QR-кодом. Это позволяет ему удостовериться в передаче данных о платеже в налоговую службу.
Со вступлением нового закона об использовании ККТ, расширился и список лиц, имеющих право не применять онлайн кассы в своей деятельности. Это касается оказания следующих видов услуг:
Частные лица, занимающиеся коммерческой деятельностью, которые раньше уже пользовались таким правом, сохранили его. Например, такие виды ведения торговли и оказания услуг, как:
Также право не использовать ККТ сохранили предприниматели, находящиеся в труднодоступной местности. Список таких мест согласовывается на местном региональном уровне. До подписания новых поправок в закон, такие предприниматели могли вообще не выдавать каких либо документов, теперь же они обязаны предоставить покупателю документ о совершенном платеже.
Стоит отметить, что в перечисленных случаях освобождение от использования онлайн касс отменяется, если для взимания платы используются автоматизированные устройства без участия продавца.
Перечисленные виды деятельности тоже могут продолжать работу без ККТ до 1.08.18 г., после чего предприниматели обязаны оснастить торговые точки кассами онлайн.
Сегодня те организации, которые осуществляют услуги населению, имеют полное право выдавать БСО (бланки строгой отчетности), фактически, являющиеся альтернативой стандартным чекам. Указанные документы можно заказывать в любой типографии, а также печатать через автоматизированные системы. Очевидно, что такой подход не будет относиться к области ККТ.
В современном мире уже повсеместно клиенты оплачивают продукцию или заказывают услугу в интернет пространстве. Все денежные операции производятся без участия продавца. Новые правки внесли ясность по поводу использования ККТ в данной области коммерческой деятельности.
Существует определение: расчеты с применением электронных средств обеспечения платежей в сети «Интернет». При таком способе взаимодействия, используются устройства имеющие подключение к интернету с возможностью взаимодействия покупателя и продавца
В законе четко прописано, что применение ККТ обязательно при наличных и электронных способах расчета. Для осуществления последнего, необходимо купить кассу предназначенную исключительно для интернет операций. Отличие от обычного ККТ в том, что на такой кассе отсутствует принтер для печати чеков.
Скорее всего будет совмещен с для бизнеса, но в основном такое решение принесёт следующие преимущества:
Все, кто используют в работе ККТ будут сталкиваться с техническим обслуживанием. С 2016 года появилась возможность отказаться от такого обслуживания, но данный подход не является продуктивным. Поскольку техника должна работать бесперебойно, как указано в новом законодательном акте. В противном случае могут возникнуть серьезные проблемы, связанные с проверками и наложением штрафных санкций. К тому же, существует возможность пользоваться только определенными функциями по техническому обслуживанию, и таким образом, избежать лишних затрат, застраховав свои риски.
Внедряемые онлайн кассы должны увеличить налоговые поступления в казну, а число нарушающих налоговые нормы, значительно сократится.
Для бизнеса это будет иметь следующие плюсы:
Эксперимент по внедрению онлайн касс уже прошёл в четырех регионах страны. По оценке специалистов ФНС, все прошло успешно, а технологии передачи фискальных данных доказали свою эффективность.
Улыбайтесь и будьте приветливы! Если ваш день не заладился, то оставьте все переживания дома и будьте вежливы во время вашей смены даже с самыми противными клиентами. Вам не нужно быть навязчивым, но, скорее всего, ваши клиенты будут довольны, если вы их обслужите медленнее, но с отличным настроем, чем очень быстро, но грубо. Если вы не можете радоваться на данный момент, то хотя бы притворитесь.
Узнайте основы работы на кассе. Будь это старинный ручной механизм или современная касса вам нужно знать, как выполняются все основные функции, которые будут повторяться, по крайней мере, на каждом третьем или четвертом покупателе. Если на кассе есть кнопки быстрого набора сумм, такие как 5, 10, 20, то научитесь ими пользоваться. Первые несколько дней пересматривайте основные правила, если у вас есть свободная минутка, и попросите более опытного кассира проверить, все ли вы делаете правильно.
Узнайте, как проводить кассовые операции, которые случаются достаточно часто, но не каждый день. Например, если вы продаете подарочный сертификат около раза в неделю, то все равно будет лучше выучить, как это делается. Также важно знать, что нужно сделать, если вы совершили ошибку, или если возникла какая-либо проблема - что нужно делать, если вы дали неправильно сдачу, но уже закрыли кассу, если кто-то хочет вернуть деньги, либо если машина зависла? Если вам не объясняли этого во время обучения, то попросите вашего менеджера или более опытного кассира все вам объяснить.
Узнайте к кому можно обратиться в непонятной ситуации. Вначале вы не сможете запомнить каждую деталь обучения, особенно те случаи, с которыми вы никогда и не сталкивались во время вашей работы, но вам нужно знать, где эту информацию можно найти, если вы столкнетесь с этой проблемой. Хорошо будет хотя бы пролистать руководство по использованию кассового аппарата, чтобы примерно знать, где какая информация находится.
Следите за тем, как будет платить ваш клиент. Кто-то платит наличными, и им нужна сдача, а кто-то оплачивает покупки банковской картой, и им нужно будет ввести свой код и дождаться проведения операции. В это время они могут сделать остальные нужные дела, например, сложить покупки в пакеты.
Хорошо знайте ассортимент вашего магазина, чтобы давать советы и делать комплименты. Даже если вы простой кассир, и вы не работаете в зале продаж, но вы все же остаетесь работником магазина, и к вам могут обращаться с вопросами. Если вы знаете, что какая-то покупка очень выгодна, то дайте знать вашему клиенту, что этот продукт очень хорошо, или что вам кажется, что это самый лучший выбор из предложенного, и что клиент сделал правильный выбор. Будьте честными и не переигрывайте, небольшой комплимент добавит ценности покупке, и ваш клиент будет рад приобретению.
Торговлю невозможно представить без кассового аппарата. Интересы покупателей и особенности налоговых порядков государства требуют контроля за процессом торговли, для чего и необходимы кассовые аппараты. Ликвидация этих порядков в перспективе не намечается, более того, налоговая политика в России в последние годы ужесточается, роль кассовых аппаратов увеличивается. Это объясняется тем, что рыночная экономика вытесняет прежнюю советскую, негосударственный сектор растет. Кассовые аппараты являются одним из главных орудий государства по контролю доходов населения и, соответственно, уплаты налогов. Как работает кассовый аппарат?
Кассовый аппарат - это образец оргтехники, деятельность которого жестко ограничивается ФЗ №54 от 2003 г. Это ведущий юридический документ, с помощью которого силовые финансовые структуры проверяют процесс проведения расчетов бизнесмена с клиентами.
Важнейшая особенность ККТ (контрольно-кассовой техники) - принцип ее работы, дающий возможность налоговикам осуществлять контроль. Речь идет о присутствии в приборах фискальной памяти, вход в которую закрыт паролем. Запрещающий код знаком лишь работникам налоговой структуры, поэтому бизнесмен не в состоянии самостоятельно преобразовать информацию, зарегистрированную кассовой машиной.
Ремонт кассовых аппаратов проводится в специализированных организациях, имеющих на это разрешение от государства. Но выбрать и установить аппарат можно самостоятельно.
Кассовый аппарат «Меркурий 112» получил место на рынке благодаря простоте и полезности. А несколько позднее была представлена очередная разработка - «Меркурий 115». Порядок работы на новом аппарате был старым, но размеры уменьшились, стало возможным работать на аккумуляторе, а не от сети, новый принтер дал возможность получить чеки на более просторной ленте. «Меркурий 115» превратился в практически народный кассовый аппарат. Магазины столицы на 90% оборудованы именно таким, надежным и самым востребованным на сегодняшний день прибором.
Затем появился кассовый аппарат «Меркурий 140». Прибор имел большие функциональные возможности, широкий экран, но стоимость устройства оказалась завышенной.
Среди представленных видов кассовых аппаратов заслуживает внимания последний прибор этого ряда - «Меркурий 180К». Все функции, встроенные в более ранние модели, были оставлены, кроме того, модель получила рекордно минимальные габариты. Эта касса без труда умещается на ладони. Она понравилась бизнесменам, чья деятельность лежала в сфере передвижного бизнеса. Прибор легко закреплялся на поясе, его можно было быстро привести в рабочее состояние. Как работает кассовый аппарат?
Принцип работы устройства максимально упрощает работу кассира с деньгами. Как работает кассовый аппарат? Кассир просто вбивает сумму покупки, либо данный показатель подсчитывается автоматически по завершении сканирования штрих-кодов всех товаров и нажатия соответствующей клавиши. При оплате наличными открывается касса для выдачи сдачи, при оплате через терминал - аппарат передает данные на банковский терминал, с помощью которого и производится оплата.
Несмотря на жесткость государства, с которой оно контролирует доходы бизнесменов, существует целая категория лиц и организаций, которые до недавнего времени могли не применять кассовые аппараты. Это ИП и организации, которые применяют ЕНВД, компании, работающие на упрощенной системе налогообложения, ИП, использующие патентную систему налогообложения.
Перечисленные лица могли не разбираться с работой кассового аппарата и вести обычную отчетность на бумаге.
В 2016 году была принята новая редакция ФЗ №54, которая сократила число «льготников». В частности, все вышеперечисленные бизнес-структуры и ряд других организаций, обозначенных в законе, с 1.07. 2018 г. должны провести установку кассового аппарата, причем, с возможностью передачи данных с чеков в онлайн-режиме. Требуется это для контроля расчетно-кассовых операций налоговой структурой.
Как работает кассовый аппарат в режиме онлайн? По новой редакции закона №54 скоро вся торговля в стране должна перейти на использование контрольно-кассовой техники в онлайн-режиме. Кассовый аппарат нового образца:
Все подходы к онлайн-кассам отмечены в инструкции по кассовым аппаратам. Данные нормы строго обязательны для работы с любыми кассовыми аппаратами с 2017 г. Онлайн-касса - это не всегда совсем новые кассовые аппараты. Все может быть куда проще. Ведь есть несколько видов кассовых аппаратов. Многие бизнесмены продолжают эксплуатировать устройства, приобретенные ранее.
Новые и уже работающие кассы вошли в особый реестр моделей ККТ и отмечены ФНС.
Процесс торговли на онлайн-кассе сейчас выглядит так:
От торговли с использованием кассовых аппаратов освобождены:
Большинству бизнесменов по новому закону необходимо приобретать и регистрировать новые кассовые аппараты, подходящие под государственные требования. Действительным будет лишь то оборудование, которое отмечено в государственном реестре. Прибор обязан отображать в чеке реквизиты, которые могут выделяться в каждом направлении деятельности. Поэтому надо понимать, в какой сфере будет применяться ККМ. Стоимость кассовых аппаратов также оказывает определенное влияние, поскольку имеет разный диапазон.
Для использования кассового оборудования требуется заключить соглашение с фирмой, которая будет осуществлять техническую поддержку. Без предоставления данного договора аппарат не поставят на учет. А без регистрации этот прибор нельзя будет эксплуатировать. Устранение ошибок кассового аппарата также является задачей ЦТО.
Кассовый аппарат используется предпринимателем для проведения расчетных операций и должен соответствовать следующим требованиям:
Стоимость кассового аппарата с подключением к интернету составляет в среднем от 25 до 45 тыс. руб. Обслуживание операторов фискальных данных - от 3 тыс. руб. в год. В эту сумму включается ремонт кассовых аппаратов в случае их поломки.
Для регистрации кассового аппарата нужны следующие документы:
Документы необходимо направлять налоговикам подлинниками, в противном случае они не будут приняты.
Отдельными бизнесменами (ИП) регистрация кассового прибора проводится в налоговой организации по месту прописки. Компаниям следует обращаться по месту регистрации. Если существуют отдельные подразделения, и в них используется ККМ, то регистрация нужна в налоговых структурах по месту пребывания отделений. У крупных компаний это могут быть десятки населенных пунктов.
Если документы подаются представителем юридического лица, то должна быть доверенность, удостоверяющая право этого лица совершать определенные действия от лица организации.
В определенный день новый кассовый аппарат с вложенной лентой, блоком питания и шнурами нужно принести в налоговый орган. Фискализация проводится комиссией в составе: налоговый инспектор, работник ЦТО, представитель налогоплательщика. Они производят проверку данных, введенных работником ЦТО в кассовый аппарат: ФИО ИП (наименование организации), ИНН, стоимость покупки, дату и время ее совершения, порядковый номер чека.
Далее происходит фискализация кассового аппарата, то есть перевод его в фискальный режим работы. Сотрудник налоговой инспекции вводит специальный цифровой код, который защищает фискальную память от взлома, после чего специалист ЦТО устанавливает пломбу на кассовый аппарат. Налоговый инспектор должен убедиться в исправности ККТ, затем регистрирует аппарат в книге учета, делает отметки в паспорте и ученом талоне, заверяет журнал кассира-операциониста и выдает карточку регистрации ККТ. Кассовый аппарат готов к работе, и его можно эксплуатировать.
Для анализа настроек комиссия берет тестовый чек на сорок девять копеек и получает Z-отчет. По результатам фискализации создаются соответствующие записи и документы:
Когда на учёт идет не ККМ, а стационарный платёжный прибор, осуществляется выездная фискализация по месту нахождения аппарата.
Перерегистрация кассового аппарата необходима в случае:
Для перерегистрации кассового аппарата требуется обратиться в налоговую с заявлением, составленным согласно определенной законодательством формы, карточкой регистрации ККТ, его паспортом, заключением ЦТО (при наличии).
Налоговый инспектор лично осматривает аппарат на предмет исправности, целостности корпуса и наличия пломб, после чего вносит отметку о перерегистрации в паспорт и учетный талон. Также требуется присутствие представителя ЦТО и непосредственно налогоплательщика.
